E-Mail

NL

Als ik van een gemiddelde mail alles verwijder dat niet bijdraagt aan de werkelijke boodschap in de mail, blijft er slechts 6½% over van de verzonden data

Mail is bedoeld voor het uitwisselen van informatie op een snelle en effectieve manier.

Met de komst van Windows en Outlook hebben veel e-mail gebruikers e-mail instelling gebruikt waarbij de standaard-instelling is om deze boodschap te verzenden in HTML. Dit betekent dat de verzonden boodschap kan worden vergezeld van persoonlijke voorkeuren als opmaak en lettertypen.

Een misverstand bij de verzender is dat velen er van uitgaan dat de ontvanger de boodschap exact zo ziet als de verzender, en dat is in heel veel gevallen (gelukkig) niet het geval.

Naast dat deze opmaak onnodig veel CO²-uitstoot veroorzaakt, is het een grote ergernis voor hen die de opmaak niet op prijs stellen. Daarnaast is het zo dat het programma dat deze e-mail verstuurt zich in veel gevallen niet houdt aan de geldende standaarden voor het verzenden van mail. Zo heeft een HTML mail in de meeste gevallen een extra deel meegestuurd waarin de tekst zonder opmaak is meegstuurd. Als dat correct wordt gedaan is er geen probleem, maar in veel gevallen is die "platte tekst" vervangen door tekst als "Uw mail programma ondersteunt geen HTML" of iets van die strekking.

In bijna alle gevallen is dat niet waar: het programma ondersteunt wel degelijk HTML, maar de lezer heeft bewust gekozen om de boodschap zónder opmaak te lezen. Dit kan de lezer doen om heel veel goede redenen, b.v. omdat in platte tekst phishing-mails sneller opvallen en dat de lezer niet te maken heeft met door de verzender gekozen lettertypes en kleurtjes. Dit is heel belangrijk voor o.a. kleurenblinde gebruikers die heel zorgvuldig kiezen voor een lettertype en kleuren die het lezen minder inspannend maken.

Erger is nog een mail die aangeeft zowel HTML als platte tekst te zijn, waarbij het HTML deel een boodschap met opmaak bevat en het platte tekst deel geheel leeg is.

Naast dat opmaak in 80% van de gevallen niet nodig is, en in mijn beleving zelfs ongewenst, zorgt het voor onnodige belasting van het milieu.

Naast zinloze opmaak wordt extreem veel bagger meegstuurd, zoals bedrijfslogo's en disclaimers. Daar zit echt niemand op te wachten en zeker bij top-posting - wat voor Outlook een standaard-instelling is - zie je dat deze bijlages niet worden verwijderd bij een reply en dat er dus mail op mail op mail wordt verstuurd met een ophoping van plaatjes en disclaimers waar niemand naar kijkt en die niemand leest (afgezien van het feit dat veel disclaimers niet eens rechtsgeldig zijn).

Idem voor de moderne sociale media. Een icoontje voor WhatsApp, Twitter, Pinterest, LinkedIn, Snapchat en wat de waan van de dag ook is, iemand die de mail in platte tekst leest ziet daar niets van.

Dus om het klimaat te sparen:

  • Gebruik platte tekst, geen HTML
  • Voeg geen onnodige plaatjes toe. Als een plaatje noodzakelijk is, voeg dat dan als afbeelding toe aan de mail en niet in de Word document;
  • Verwijder alle bedrijfslogo's en disclaimers uit de ontvangen mail alvorens een antwoord te sturen of verwijder deze bij het beantwoorden
  • Voeg geen zinloze disclaimers toe
  • Voeg geen zinloze teksten toe als "Verzonden vanaf mijn iPhone" of een voorgedefinieerde "Met vriendelijke groeten"
  • Als je antwoord geeft op slechts één vraag uit een lange lijst met vragen, verwijder dan alle andere vragen (behalve als dat voor de context van essentieel belang is)

EN

Links